1 Rekisterinpitäjä
Psykoterapeutti Nina Heiskanen, Heikinkatu 6 as. 6, 55100 IMATRA –
nina-anneli.heiskanen@pp.inet.fi
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Psykoterapeutti Nina Heiskanen, Heikinkatu 6 as. 6, 55100 IMATRA –
nina-anneli.heiskanen@pp.inet.fi
3 Rekisterin nimi
Psykoterapiavastaanotto Nina Heiskasen asiakasrekisteri, psykoterapiavastaanotto Nina Heiskasen terapiapalveluiden laskutusrekisteri.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta. Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu. Terapiapalveluiden laskutustietojen käsittely. Yksityisestä terveydenhuollosta annettujen säädösten ja määräysten toteuttaminen.
5 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yksilöinti ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yhdyshenkilön tai lähiomaisen nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Psykoterapian kannalta oleelliset perustiedot ja yhteystahot: tutkimustiedot, hoitotiedot, terapiasopimuksessa yksilöidyt tiedot, terapiamuistiinpanot, arviointi- ja kuntoutuslausunnot, valokuvat ja piirustukset tai sähköpostit, sekä asiakkaan koulu, oppilaitos tai työpaikka.
Laskutus: asiakkaan nimi, henkilötunnus, laskutusosoite, maksusitoumusnumero, terapioiden käyntikerrat ja päivämäärät. Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Lait: Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992) Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin: ei yhdistetä.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta ja hänen omaiselta tai yhdyshenkilöltä saadut tiedot tai heidän suostumuksella muista hoito- ja kuntoutusyksiköistä, koulusta, oppilaitoksesta, asumisyksiköstä, työterveyshuollosta saadut tiedot.
Tutkimusyksiköistä (esim. työterveys, psykiatrian yksiköt) ja Kelasta saatavat tiedot (esim. kuntoutussuunnitelmat ja kuntoutuspäätökset).
Tutkimusten, hoidon ja kuntoutuksen yhteydessä muodostuneet tiedot.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 653/2000, sekä asiakkaan tai alaikäisen asiakkaan huoltajan kanssa tehtyä terapiasitoumusta. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja psykoterapeutilla on salassapitovelvollisuus. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaalle itselle tai hänen huoltajalle / yhdyshenkilölle, jos siihen ei ole lainsäädännöllistä estettä. Asiakastietoja luovutetaan terapiasopimuksen mukaan asiakkaan suostumuksella hoidossa / kuntoutuksessa mukana oleville tahoille, hoitavalle / lähettävälle lääkärille, kuntoutuksen maksajataholle, viranomaistahoille (esim. sosiaalitoimi). Yhteystietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle erääntyneen saatavan perintää varten.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto: Aineistot säilytetään lukitussa arkistokaapissa, johon on pääsy vain psykoterapeutilla itsellä. Hän myös valvoo aineistoa lain säätämän ajan mukaisesti. Tiedot hävitetään siten, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot: Aineistot säilytetään terapeutin henkilökohtaisilla muistitikuilla. Muistitikkua säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen aineiston kanssa. Salassa pidettäviä tietoja ei ole tietokoneiden muistissa. Tietokoneen automaattisesti tietokoneen muistiin tekemät varmuuskopiot poistetaan säännöllisesti. Varmuuskopiot tallennetaan toiselle muistitikulle.
10 Tarkastusoikeus
Asiakasrekisteriin kirjattuihin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Tietoihin on oikeus tutustua ja saada tiedot kirjallisina. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisena. Pyyntö esitetään suoraan terapeutille, joka tarkistaa kysyjän henkilöllisyyden ja lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Asiakkaan pyyntö hoitotietojen tarkistuksesta toteutetaan ilman aiheetonta viivettä ja tiedot luovutetaan ymmärrettävässä muodossa. Tarvittaessa tiedot selitetään psykoterapeutin toimesta.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja sen toteuttaminen
Psykoterapeutti noudattaa tiedon korjaamisessa henkilötietolain (523/1999) 29§. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja korjaamisvaatimuksessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilla olevaa lomaketta. Vaatimuksessa pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Korjausvaatimus esitetään psykoterapeutille.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi. Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää psykoterapeutti Nina Heiskanen. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tiedot.